¿Cómo crear usuarios y definir sus roles en Daytona Cloud?

Es fundamental determinar quienes pueden ingresar al programa y con que opciones pueden interactuar, pues eso garantiza control sobre el manejo de la información contable y administrativa. 

¿Qué son y cómo se configuran los roles?

Los roles determinan que opciones del programa puede realizar un usuario y se configuran por medio del módulo de configuración, opción roles.  

Es importante mencionar que el programa tiene configurado inicialmente cinco roles: el rol de Administrador que puede usar cualquier opción del programa, y los roles de Parcial y General que administran lo que puede hacer un residente en el módulo web. Ninguno de los tres roles se puede modificar. También, esta el rol de Consultas que esta diseñado para que el usuario solo pueda ver reportes. Asimismo, esta el rol de Auxiliar que no tiene permitido borrar algunos procesos como los documentos de contabilidad realizados. Estos dos últimos roles se pueden editar.

Ahora bien, para crear un rol se realizan los siguientes procesos:

1. De clic sobre el botón  que esta en la parte superior derecha.  

2. En la casilla de Nombre de rol registre el nombre del rol que va a crear. 

3. Marque Aplicación pues indica que el rol tendrá manejo sobre la aplicación de Daytona Intercloud y sobre el módulo web. 

No se marca Web, ya que  por defecto  ya están configurados en el programa los roles destinados a tener manejo únicamente sobre el módulo web.

4. De clic sobre la pestaña Opciones Menú que incluye los módulos del programa. En esa pestaña podrá designar que opciones puede realizar el rol en el programa y cuales no podrá efectuar. Para realizar ese proceso, seleccione el módulo y de doble clic sobre la letra S (indica que proceso se puede realizar) o N (indica que proceso no se puede realizar) para cambiar la misma a su opuesto. Se podrá indicar que puede insertar, editar, borrar o ejecutar un rol, considerando que la marcación de X no se puede cambiar puesto que el programa realiza el proceso por si solo  

Tenga en cuenta que si no ha adquirido las extensiones del programa como los módulos de comercial, inventario, activos, nomina y compras, solo debe configurar los módulos de cartera ph, contabilidad, configuración, herramientas y proveedores. 

5. De clic sobre la pestaña opciones de documento. En esta pestaña se debe indicar que opciones puede realizar o no rol con cada documento dan doble clic sobre la S o N para cambiar a su opuesto.

6. De Clic sobre el botón .

7. Si desea modificar un usuario, en la pestaña usuarios, selecciónelo con doble clic y oprime el botón . Luego de realizar la respectiva modificación no olvide guardar, por el contrario si desea cancelar el proceso de clic sobre el botón 

No olvide que los roles no se pueden eliminar. 

¿Qué son y cómo se configuran los usuarios?

El usuario es una persona que usa el aplicativo para realizar algún proceso contable o administrativo. En el programa puede crear los usuarios por medio del modulo de Configuración, opción Usuarios. 

Es importante mencionar que el programa tiene configurado inicialmente el usuario de administrador, el cual no se puede modificar por ser el usuario principal de con el que se pueden realizar todos los procesos en el programa. 

Para crear un usuario realice los siguientes procesos:

1. Oprima el botón 

2. En el área morada, digite el nombre del usuario, el nombre de la persona que va a usar el usuario (aunque puede dejar el mismo nombre de usuario), el correo del usuario y la contraseña. En cuanto a la contraseña tenga en cuenta que puede registrar una o dejar el espacio vació donde el sistema asignara una aleatoria. En los dos casos llegara un correo informando la contraseña. Además, cuando el usuario ingresa por primera vez al programa, el sistema exige cambiar la clave.

3. En el área verde, marque vigente para que el usuario quede activo y online para que pueda trabajar desde cualquier computador donde sea posible descargar el programa. 

Si no marca online se habilitara la pestaña Restricción IP , en la cual debe registrar la IP del computador donde solo deba trabajar el usuario. La Ip de su computador se mostrara en la opción y solo debe registrarla. 

4. En el área naranja, puede obligar al usuario a cambiar la contraseña después de que haya pasado un determinando número de días. Para habilitar la opción marque Activar. 

5. En la pestaña Roles Usuario, marque el rol del usuario dando clic sobre la casilla de la columna asignar. 

6. En la pestaña Proyectos Usuario, marque el proyecto del usuario dando clic sobre la casilla de la columna asignar.

7. De Clic sobre el botón .

8. Si desea modificar un usuario, en la pestaña usuarios, selecciónelo con doble clic y oprime el botón . Luego de realizar la respectiva modificación no olvide guardar, por el contrario si desea cancelar el proceso de clic sobre el botón 

Si una persona deja la entidad se recomienda deshabilitar el usuario, si no es posible se recomienda cambiar la clave del usuario y el correo cuando no es de la entidad.

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